1. A rendezők által elkészítendő MEFOB dokumentumok és határidők
Négy héttel a verseny előtt:
Megküldendő, készítendő dokumentum: Versenykiírás + a részvétellel összefüggő részletes tájékoztató
Megküldés: Egyéni sportágak: valamennyi felsőoktatási intézménynek. Labdajáték döntők: érintett intézmények (MEFS címjegyzék szerint)
Két héttel a verseny előtt:
Megküldendő, készítendő dokumentum: Meghívó és forgatókönyv
Megküldés: MEFS iroda (2 pld.) résztvevő intézmények (vezetők, testn.egység) orsz.szakszöv. főtitkár. Ezen felül a MEFS által megadott címekre is postázandó
Az eseményt követő 1 héten belül:
Megküldendő, készítendő dokumentum: versenyjegyzőkönyv; szakmai beszámoló; résztvevők létszámadatai; fényképek, videofelv., újságcikk stb
Megküldés: MEFS iroda
1146 Budapest, Istvánmezei út 1-3.
2. MEFOB protokoll
MEFOB versenyek rendezésekor a rendezőnek az alábbi protokoll szerint kell a versenyt lebonyolítania:
Letölthető protokoll
2.1 Meghívott VIP személyek:
Minden MEFOB döntőre a Rendező köteles hivatalos formában meghívni az alábbi személyeket:
2.1.1. A MEFS mindenkori elnöke, alelnökei, főtitkára (megbeszélés szerint 1 fő)
2.1.2. Adott Országos Sportági Szövetség elnöke vagy főtitkára (1 fő)
2.1.3. MEFS Elnökségi Tagok, MEFS Bizottságok elnökei (delegálás egyeztetés alapján 1 fő)
2.1.4. Rendezők részéről a rektor, rektor-helyettes, dékán, polgármester, alpolgármester, megyei ill. városi sportigazgató, megyei sportszövetség elnöke, főtitkára
2.2 A verseny rendezéséért felelős személyek:
2.2.1. MEFS sportági referense, MEFS munkatárs (esetileg)
2.2.2. Helyi Szervezőbizottság szakmai felelőse
2.3 A rendezvény lebonyolítása
2.3.1. Nyitóünnepség
A MEFOB döntők nyitóünnepségének általános rendje:
- a résztvevők bevonulása
- Himnusz
- a Szervezőbizottság vezetőjének köszöntője
- a MEFS vezető képviselőjének köszöntője
- a rendező intézmény rektorának (képviselőjének) köszöntője
- Gaudeamus Igitur
- elvonulás
A nyitóünnepség kezdetétől a záróünnepség végéig, azaz a verseny teljes időtartama alatt az események helyszínén a szervező bizottságnak jól látható helyre kell helyeznie a következőket: MEFS zászló, MEFOB zászló, rendező intézmény zászlaja, MEFS „brand”, esetleges szponzorok plakátjai, logói, város/helység zászlaja.
2.3.2. Záróünnepség
A MEFOB döntők záróünnepségének fő eseménye a győztesek díjainak átadása. A MEFS a győztesek díjazásához az érmeket biztosítja. Az okleveleket, serlegeket, kupákat, különdíjakat a Szervezőbizottság biztosítja. A rendezvényt esetlegesen támogató szponzorok tárgyjutalommal járulhatnak hozzá a díjátadáshoz. A záróünnepség befejezéseként elhangzik a Gaudeamus Igitur.
